Cómo hacer informes, memorandos, dosieres. Redactar documentos. Partes principales que componen estos documentos

Consejos para hacer informes, memorándums, dosieres y otros documentos. Partes que los componen

Documentos utilizados en la comunicación escrita

La documentación escrita es muy amplia y diversa. Sobre todo, en el mundo de la empresa y en el protocolo oficial, en lo relativo a la relación con diversas instituciones y organismos.

Aunque los documentos más conocidos en la comunicación escrita son las cartas, bien sean comerciales o personales, existen otros muchos documentos tipo, que se emplean con bastante asiduidad. Veremos una descripción de los principales, qué son, para qué sirven, etcétera. Las normas básicas son comunes al resto de escritos: limpieza, claridad, ortografía correcta, respeto a las normas de puntuación...

Qué son los informes

Un informe, tal y como se define en el diccionario, es la noticia que se da de un negocio o suceso o acerca de una persona. También lo podemos definir como una exposición de datos, causas y circunstancias documentales que se tienen sobre alguna materia o persona. Los informes más habituales son los personales o comerciales, aunque también están:

-  los generales,

- los técnicos y

- los de mercado.

Es una práctica habitual que los informes sean secretos y confidenciales, ya que están basados en hechos o datos reales.

Composición del informe

Un informe tiene fundamentalmente las siguientes partes:

1. Título

Designación con que se indica el contenido del informe.

2. Prólogo

Breve descripción que nos indica el tema a tratar en el informe.

3. Cuerpo o exposición

Relato pormenorizado del tema o asunto tratado, con la aportación de datos y hechos.

4. Conclusiones

Deducción habida cuenta de los hechos y datos expuestos.

5. Apreciaciones

Dependiendo del destinatario del informe, se pueden hacer valoraciones o conclusiones acerca del mismo, y proyecciones de futuro.

Tipos de informes

1. Personales

Se trata de conocer ciertos aspectos de una persona tanto en el ámbito profesional como en otros ámbitos (económico, privado, etcétera).

2. Comerciales

Suelen hacerse para conocer detalles de nuestras relaciones comerciales con clientes y proveedores.

3. Técnicos

Informes que se realizan para conocer más a fondo un producto o servicio.

4. De mercado

Podrían englobarse en los informes comerciales. Se utilizan para conocer aspectos del mercado (precios, valoración del producto o servicio, etc.), y generalmente referenciados a otros sectores de nuestra competencia más directa.

Qué son los memorándums - memorandos

Aunque el significado original de la palabra fuera el de comunicación diplomática, generalmente no firmada, en que se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto, actualmente, es un documento usado para transmitir órdenes, comentar temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etcétera. Los memorándums -memorandos- son un medio de comunicación interno en las empresas e instituciones. En la jerga habitual de una oficina se les conoce como "memos" (me mandas un memo con tus peticiones o con tus conclusiones, solemos escuchar).

Composición básica de un memorando

La composición básica es muy similar a la de una carta:

1. Cabecera

En la que figuran los datos fundamentales de quien lo manda (remite), a quien se manda (destinatario), por qué se manda (asunto) y la fecha. A diferencia de la carta, no lleva ninguna fórmula de saludo (tipo "Muy Señor mío" o similar).

2. Cuerpo

Donde se exponen las peticiones, comentarios, cuestiones, etcétera.

3. Pie

Es el cierre del memorándum. Donde se indican si se anexa algún tipo de documento o copia, y cualquier otra nota de interés para el destinatario.

Tipos de memorandos

Tipos de memorándums. Aunque el memorándum en sí, es un documento de comunicación interna, existen dos tipos de memos:

1. Internos

Los que se transmiten entre departamentos de la misma compañía. Suelen consistir en instrucciones de ejecución de determinadas tareas, aunque su contenido puede ser de muy diverso fin.

2. Externos

Aquellos que se emiten para personas de otros departamentos de fuera de nuestra compañía (por ejemplo de una compañía asociada o "partner" de la nuestra) o de compañías del grupo. En este tipo de memorandos suelen darse instrucciones para ejecutar determinadas acciones que suelen tener repercusiones en nuestro trabajo o compañía.

Resumiendo, hay muchos otros documentos, algunos de los cuales veremos en el capítulo de Protocolo Laboral por su gran relación con el mundo empresarial, como los escritos comerciales (cartas de reclamación, de recomendación, de pedido, recibos, albaranes, facturas, pagarés, etcétera), correspondencia oficial (como las instancias, los certificados, los oficios, etcétera), y documentos menos categorizables como circulares (que pueden sustituir en determinados casos a los memorándums -memorando-), minutas (escritos en los que se reflejan honorarios por servicios prestados) y otros documentos que puedan considerarse de importancia y de uso común.