Protocolo para la correspondencia. Cómo escribir una carta de forma correcta. Las partes de una carta

Partes principales de una carta. ¿Cómo escribir bien una carta?

Cartas en papel o correos electrónicos. ¿Escribir una carta a mano o a máquina?

Consejos para escribir una carta de forma correcta

La correspondencia tradicional ha dejado paso a la correspondencia electrónica. Pero, en el fondo, escribir una carta o un correo electrónico tiene prácticamente las mismas reglas. Solo cambia el medio por el cual se envía esa comunicación.

Algo tan habitual, hace algunos años, como escribir una carta en papel se ha convertido en una tarea anecdótica en los tiempos actuales. La correspondencia tradicional -tanto comercial como personal- ha sido relegada al olvido por la rapidez e inmediatez del teléfono y otros nuevos medios de comunicación como internet y el correo electrónico -email-.

En la correspondencia comercial los cambios han sido muy significativos. La aparición del fax, al igual que el teléfono lo hizo en su día, gracias a su inmediatez ha dado un vuelco importante en el modo de hacer una comunicación escrita eficiente. Luego llegó internet y el fax quedó totalmente 'apartado' en la mayoría de las oficinas, siendo su uso un hecho casi anecdótico.

Escribir correctamente aunque no sea en papel

Al igual que en cualquier otro ámbito, la escritura tiene sus normas, que todo el mundo debería conocer. Da lo mismo el medio por el que se transmita el mensaje (fax, correo, e-mail...) o el tipo de escritura (escrito a mano, a máquina de escribir, a ordenador...) hay que respetar unas determinadas estructuras y reglas ortográficas. Como este es un portal sobre protocolo y no sobre reglas de ortografía y gramática, dejamos a su buen saber y hacer la redacción correcta de sus cartas.

Aunque la correspondencia tradicional ha sufrido una considerable merma en su volumen operativo, aún se mantiene para algunas comunicaciones formales. Como hemos comentado, la llegada de nuevos medios de comunicación, principalmente el teléfono en su día, e internet, en la actualidad han sido las principales culpables de la prácticamente desaparición de la correspondencia escrita.

Las partes principales de una carta, apenas cambian

Precisamente, la aparición del correo electrónico ha dado un inesperado auge al medio escrito de nuevo. Volvemos a escribir cartas, invitaciones, comunicados, etcétera, aunque no sobre papel. Pero, las estructuras generales suelen ser comunes. En el caso de las cartas se siguen las mismas pautas que las cartas tradicionales -más simplificadas y sencillas, pues muchos datos los 'crea' el ordenador de forma automática, como la fecha, la firma, etcétera-:

• Destinatario: nombre y dirección de la persona a la que va dirigida la carta
• Fecha y lugar: fecha en la que escribe la carta y la localidad desde la que se escribe
• Saludo: El tratamiento dado al destinatario de la carta
• Cuerpo de la carta: El relato o contenido de la carta
• Despedida: una fórmula de cortesía para despedirse, acorde al tratamiento dado en el saludo
• Firma: muy importante. Aunque la carta se escriba a máquina o impresa por medios digitales o mecánicos, se debe firmar. No se deben enviar cartas 'anónimas' y sin firmar.

La implacable presencia de las nuevas tecnologías, también ha dado un vuelco radical a la correspondencia comercial, que ha perdido mucha de la 'fuerza' comercial tradicional. Seguramente por razones obvias y económicas. Aunque mejora la eficacia, pierde un poco de la esencia y el 'romanticismo' de 'acariciar' una hoja de papel, en favor de la frialdad económica, la productividad y el ahorro de costes.

La correspondencia no es solamente una cuestión de cartas

No solo nos ocupamos de la correspondencia como forma escrita de comunicación, sino de otros temas relacionados con la escritura como las invitaciones, tarjetas de visita, etcétera, para cubrir la mayor parte de temas sobre la escritura que afectan a nuestra vida social y profesional. Como excepción quedarán las invitaciones de boda, que irán en el apartado correspondiente al tema de la boda. Tampoco queremos dejar a un lado, cosas tan simples, pero habituales como las tarjetas postales o de felicitación.

Además de ofrecer algunas sencillas normas sobre la escritura en sus distintos ámbitos, queremos ofrecer ejemplos reales de todos los documentos o elementos escritos utilizados, tanto a nivel personal como para el ámbito empresarial-comercial. Aunque algunos, como hemos indicado, estén prácticamente en desuso, no está de más conocerlos, aunque sea por simple curiosidad a título informativo. Nuestro lema general para la escritura es: a mayor sencillez en el documento, mayor eficacia.

Para terminar debemos recordar que la correspondencia, bien sea comercial o personal, es una forma de expresión que carece del componente gestual de comunicación verbal. Por este motivo, es importante expresarse de una forma clara y concisa para evitar interpretaciones erróneas.