10 Reglas de oro para enviar buenos emails: personales y de negocios
Las tradicionales cartas han dejado paso a los emails como elemento de comunicación. Son de gran importancia tanto para las empresas como para los profesionales de cualquier sector económico
Reglas de etiqueta para enviar un correo electrónico
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta imprescindible en el ámbito laboral. Pero también, en el plano personal tiene una gran importancia. Por eso es apropiado seguir unas normas o reglas de cortesía cuando vamos a escribir un email. Un mail no deja de ser una carta pero enviada por un medio distinto al tradicional, un medio electrónico.
Un correo electrónico mal redactado, extenso, farragoso, con faltas de ortografía... es una pésima tarjeta de presentación tanto el entorno profesional como en el ámbito personal. Por esta razón es tan importante cuidar algunos pequeños detalles que no suelen pasar desapercibidos para la persona que recibe un correo electrónico -aunque a la persona que escribe el mail si se le pasen por alto-.
Reglas de etiqueta para escribir un buen email
1. ¿A quién va dirigido el correo electrónico?
Te puede interesar: Cómo escribir de forma correcta una carta comercial
Es muy importante conocer al destinatario del correo electrónico -no hablamos de conocimiento personal-. Saber quién es, qué cargo ocupa en la empresa, etcétera. Esto nos sirve para saber en qué 'tono' vamos a escribir el email y qué tratamiento vamos a utilizar. La misma regla sirve para los correos personales.
Si el correo electrónico va dirigido a varias personas, hay que utilizar la copia oculta -CCO- para evitar que los destinatarios del correo no pueden ver a que otras personas hemos enviado ese email.
2. Asunto: una idea en pocas palabras
Dejar este espacio en blanco puede llegar a suponer que el destinatario no abra ni lea el correo. El asunto tiene que reflejar en pocas palabras lo que va a contener el mail. Es encerrar en una frase el objetivo del correo electrónico que enviamos.
3. Saludos y presentaciones
Es importante, cuando escribimos por primera vez a una persona, presentarnos. Después del correspondiente saludo y tratamiento de cortesía, debemos escribir quienes somos y, si procede, a qué empresa o compañía pertenecemos o representamos.
4. Contenido interesante: separar el grano de la paja
Un correo electrónico no es una novela. Debemos aprender a resumir, a cribar lo superfluo y dejar solo el contenido que pueda aportar información y datos de interés al destinatario del email. La 'literatura' puede hacer que el contenido de valor quede 'diluido' entre tantas palabras innecesarias.
5. Aspectos culturales
Cualquier información sobre los usos y costumbres del país de la persona destinataria del correo puede aportar un 'plus' de efectividad a nuestro correo electrónico. Una palabra o una expresión inapropiada, una pregunta 'indiscreta', una información que pueda molestar o incomodar... puede poner en peligro una relación -tanto comercial como personal-.
6. Archivos adjuntos
La información complementaria al contenido del correo electrónico la podemos adjuntar en unos o varios archivos -pdfs, docs, vídeos, etcétera-. Como hemos comentado anteriormente, no hace falta una exposición detallada en el correo. En el cuerpo del mensaje aportamos la información condensada. En los archivos adjuntos, se envía la información más detallada. Una advertencia importante: cuidado con el tamaño del archivos que adjuntamos. Si son de gran tamaño podemos optar por: avisar al destinatario antes de enviar el email, para no colapsar su buzón; o bien, adjuntar un enlace desde el que se podrá descargar la información.
7. Tiempo de respuesta para un email
Los correos, como las invitaciones, hay que responderlos dentro de un tiempo prudencial. La información suele ser un bien 'perecedero'. Cambian las condiciones, los precios, los productos, los servicios... una respuesta tardía puede suponer perder un buen negocio o una buena oportunidad.
8. Firmar, aunque el correo nos identifique
Un correo es una carta que se envía por un medio electrónico. Aunque por nuestra cuenta de correo nos pueda identificar el destinatario, hay que firmar el correo. Es una cuestión de cortesía, por no decir también, de elegancia. Simplemente, después de la correspondiente despedida -en el mismo tono que el saludo- debemos firmar el correo electrónico.
Te puede interesar: Comidas de negocios. Comportamiento a la hora de la comida
9. Respetar la privacidad
Ya hemos comentado que no se deben ver las direcciones de correo ni los nombres de las personas a las que remitimos un mismo correo. Pero hay algo más. Es indiscreto e incluso inapropiado, revelar contenidos privados de otras personas. Pegando sus correos o trozos de estos emails que hemos recibido por cuestiones personales o profesionales.
10. Un último consejo. Revisar bien antes de enviar
Cuando nos dicen "cuenta hasta 10 cuando estás enfadado, antes de decir algo de lo que te puedas arrepentir"... con un correo electrónico ocurre algo parecido. Debemos revisar de forma concienzuda el correo: qué hemos escrito, cómo lo hemos escrito, es correcto el destinatario del correo... detalles de suma importancia. ¿Si enviamos un plan estratégico a una empresa de la competencia? ¿Si escribimos un correo electrónico con faltas de ortografía? ¿Si nos dirigimos a una persona con un nombre que no es el suyo?... una revisión a fondo puede evitarnos muchos de estos problemas. Una vez que damos al botón enviar... la suerte está echada.