Negociar en Japón. Las tarjetas de visita. Su uso

Reglas de etiqueta y cortesía para el uso de las tarjetas de visita en Japón

Una de las primeras cosas que hacemos cuando acudimos a una reunión de negocios, tanto en Japón como en otros muchos países del mundo, es hacer el intercambio de las tarjetas de visita -después de realizar los pertinentes saludos-.

La tarjeta de visita es una estupenda fuente de información sobre la persona o personas con las que estamos tratando. En ella deben figurar los datos básicos tanto de la persona como de la empresa o entidad que representan.

Qué datos deben figurar en una tarjeta de visita

Los datos básicos que deben aparecer en una tarjeta de visita son:

1. El nombre completo de la persona.

2. El cargo que ocupa o representa.

3. El nombre de la empresa o entidad.

4. La dirección y el teléfono de contacto.

5. Opcionalmente, el logotipo de la empresa y algún otro dato adicional.

Actualmente, como sucedió con la aparición del fax, los avances tecnológicos han dado lugar a que sea necesario incluir algún dato adicional importante al imprimir unas tarjetas de visita, como por ejemplo la dirección de la página web de la empresa (U.R.L.). También el correo electrónico de la persona o de la empresa (email).

Los datos que figuran en la tarjeta de visita deberían estar impresos en ambos idiomas, el Japonés y el Inglés, para hacer las tarjetas de visita más cómodas e internacionales para todo el mundo.

Cómo entregar una tarjeta de visita en Japón

Las tarjetas de visita deben estar totalmente limpias, sin nada escrito en ellas, sin dobleces, roturas o manchas. Deben estar en perfecto estado de conservación cuando se entregan.

Las tarjetas de visita se entregan con las dos manos, y siempre por el lado del idioma de nuestro interlocutor o bien por el lado del idioma internacional común, si no las tenemos impresas en el idioma local.

La tarjeta de visita se lee, o al menos se le 'echa un vistazo', pero no se guarda de inmediato haciendo de menos a la persona que nos la entrega, como si no fuera alguien importante. La tarjeta de visita debe permanecer inmaculada. No se escribe sobre ella, al menos delante de ellos. Si es importante anotar en la tarjeta de visita algún dato adicional que descubramos durante nuestra 'relación' con esa persona. Es una forma de poder identificar mejor a la persona de la que solo sabemos los datos que figuran en la tarjeta de visita. Anotaremos cualquier aspecto particular que no figura como dato impreso: gustos, aficiones, familia, etcétera-.

La tarjeta de visita tampoco se dobla, o se guarda en un bolsillo por debajo de la altura de la cintura. Si la queremos guardar debemos hacerlo en un tarjetero o en una carpeta, pero no en un bolsillo.

En las tarjetas de visita los japoneses suelen colocar los datos, por orden de importancia, según ellos: nombre de la empresa o entidad, departamento al que pertenecen, cargo, nombre completo y resto de datos, dirección, teléfono, página web, correo electrónico, etcétera.

Este orden en las tarjetas de visita, suele ser también el seguido cuando se hacen las presentaciones personales. Ante una presentación personal se dice primero el nombre de la compañía en la que trabaja, luego el cargo y por último el nombre.

Es importante para ellos darles una cierta importancia en función del cargo ocupado; e incluso utilizar este cargo para dirigirse hacia ellos. Dirigirse como Señor Director, Señor Presidente, etcétera es muy usado en Japón y muy reconocido por ellos.

Lo mismo ocurre no solo en el mundo de los negocios sino en la vida social, donde se utiliza comúnmente, Señor profesor, Señor Doctor, etcétera.