Negociar en Rusia. Reglas para negociar de forma correcta. Etiqueta en los negocios

Reglas de etiqueta y cortesía para negociar en Rusia

El conocimiento sobre la cultura y las tradiciones de un país es importante tanto a nivel social como a nivel empresarial. Una reunión de negocios puede ser además de un encuentro profesional un lugar donde demostrar estos conocimientos tan útiles en cualquier momento.

Antes de sentarse a una mesa a negociar es necesario conocer algunos aspectos sobre las principales reglas de etiqueta para hacer negocios de forma correcta en Rusia.

Reglas de cortesía y etiqueta para hacer negocios en Rusia

1. Tarjetas de visita. Son un elemento imprescindible en cualquier reunión de negocios. Es recomendable imprimirlas en el propio idioma del país que visitamos. De no ser así, hay que procurar hacerlo al menos en Inglés -o bien tener dos tipos de tarjetas: las nacionales y las internacionales-. Por una cara en nuestro idioma y por la otra cara en el idioma local o en inglés. Debemos llevar una cantidad suficiente de tarjeras para no quedarse sin ellas.

En las tarjetas de visita no hay que olvidarse además de poner nuestros datos personales, poner la profesión, el cargo y el título universitario, si lo tenemos.

Las tarjetas de visita se dan al principio de la reunión, durante las presentaciones. Se entregan por el lado impreso en su idioma o en el idioma internacional. Si llegamos tarde a una reunión, lo mejor es dar las tarjetas de visita al terminar.

Es muy práctico y recomendable llevar una agenda, bien sea tradicional o bien electrónica, para apuntar los datos de aquellas personas o empresas que no tienen tarjetas de visita. No debemos olvidar apuntar el nombre, el teléfono, la dirección de la empresa, el cargo que ocupa, el departamento o sección en el que trabaja y cualquier otra información relevante o de interés.

2. La correspondencia. Dado que en muchas pequeñas compañías la correspondencia la abre el propio interesado, la mejor opción es mantener una comunicación en el mismo idioma. Si no es posible, la debemos mantener en inglés, aunque eso puede retrasar algunos trámites y objetivos marcados.

Al tratar con personas de otro país y no tener un idioma común lo mejor es ser breve y conciso. No debemos utilizar expresiones complejas o frases con vocablos poco comunes. Hay que ir a textos cortos y muy claros. El vocabulario cuanto más sencillo mucho mejor.

3. Instituciones y Organismos. Si nunca hemos trabajado con organismos oficiales la paciencia tiene que ser nuestro mejor aliado. Tratar con funcionarios públicos puede ser un poco latoso por le gran burocracia que tienen. En muchos casos, la mejor opción que tenemos es contratar un gestor o intermediario del propio país. Esto agilizará en gran medida la mayoría de los trámites con la administración.

Si nos informamos con toda la antelación posible de la documentación que vamos a necesitar para llevar a cabo los trámites necesarios, puede que ahorremos tiempo para llevar a buen término sus negocios.

En la capital, Moscú, y en algunas otras grandes ciudades es posible acceder a muchos de los adelantos tecnológicos fax, internet, etcétera, que podemos encontrar en otras partes del mundo. Pero para evitar imprevistos, en muchas otras ciudades de Rusia puede que esto no sea posible -cada vez con menor frecuencia-. Aunque se van modernizando de forma bastante rápida, aún no son aparatos que podamos encontrar con facilidad en pequeñas poblaciones.

4. Jerarquías y autoridades. La reciente incorporación a una economía capitalista ha dado lugar a que aún perduren, en gran medida, jerarquías muy definidas de poder en las empresas. Incluso, las empresas muy grandes, aun tienen una cierta intervención estatal, unas veces declarada y otras veces de forma velada.

Los máximos responsables de las empresas son los encargados de tomar decisiones, y son los responsables de las mismas. Suelen dirigir la empresa de forma bastante rígida y con un poder, casi absoluto, sobre sus empleados.

Si en el resto del mundo la mujer aún ocupa pocos cargos importantes, en Rusia podemos decir que es casi anecdótico la presencia de la mujer en los puestos de dirección de las empresas -poco a poco empieza a verse alguna mujer-.

5. Reuniones y citas de negocios. Tal y como hemos comentado en otros artículos del portal, los rusos son bastante reacios a las reuniones de negocios tal y como se hace en otros países europeos o en América. No solo es difícil convocar una reunión, sino que suelen acudir a la misma empleados que no tienen mucha capacidad de decisión. Por esta razón, hay que marcarse como un objetivo importante tratar de que estén presentes en la reunión algunos directivos o ejecutivos de la compañía para que puedan presenciar las explicaciones-exposiciones que hacemos sobre nuestra empresa, producto o servicio.

6. Gestores y asistentes. Es casi imprescindible contar con los servicios de un intermediario, gestor o bufete, para poder solventar las innumerables gestiones que hay que hacer ante organismos oficiales y otras gestiones particulares. Hay que utilizar un gestor o intermediario conocido y de buena reputación, para evitar sorpresas. Si nos recomiendan uno con el que ya han trabajado otras empresas anteriormente, mucho mejor. La relación mejora mucho si le conocemos personalmente.

7. Anfitriones: atender a los visitantes. Los rusos tienen una educación bastante buena, aunque algunos hombres de negocio no lo demuestren por su rudeza. Siempre se debe actuar educadamente ante cualquier tipo de comportamiento. Pedir las cosas por favor, dar las gracias, llamar a las puertas antes de entrar, etcétera, deben ser el comportamiento que debemos tener en todo momento, lugar y circunstancia.

8. Preparativos y organización. Cuando acudimos a una reunión de negocios no debemos olvidarnos de los dossiers, documentos, folletos, catálogos, tarjetas de visita, etcétera. Hay que llevar todo lo necesario para que la reunión sea un éxito y dejar suficiente material para que tengan documentación para analizar con posterioridad a la finalización del encuentro. Los rusos, seguramente, nos tendrán preparados algún tipo de bebida caliente (té, café, etcétera) así como algún otro tipo de bebida, junto con algo de comer (bollería, canapés, etcétera).

9. Primera impresión. No solo el vestuario da una buena primera impresión, aunque si es muy importante. Demostrar seguridad, credibilidad y firmeza hace que nuestros colegas anfitriones se hagan idea sobre nosotros y sobre nuestra empresa. La primera reunión -toma de contacto- suele ser un mero trámite para hacer un análisis superficial sobre nosotros, nuestro equipo -si lo hay- y de la dimensión de nuestra empresa. Debemos estar atentos a cuantas preguntas nos quieran hacer para conocer algo más sobre nosotros y sobre la empresa a la que representamos o de la que somos dueños. No debemos mostrar una cara de disgusto o de enfado aunque nos hagan alguna pregunta un poco más personal de la cuenta. Un gesto de este tipo puede crear un ambiente negativo.

10. Requisitos y compromiso. Aunque ellos suelen ofrecer una buena primera impresión, es necesario hacer las comprobaciones necesarias de los datos aportados. Los rusos casi siempre nos afirmarán que están capacitados para distribuir nuestro producto o servicio, para representar nuestra empresa en Rusia, etcétera. Pero no siempre es así, por esa razón es bueno hacer algunas comprobaciones previas. Ellos tienen una cierta predilección por las empresas occidentales.

11. La cultura de negocios del antiguo régimen ha dejado su "poso" y en algunos casos es difícil de olvidar por parte de algunos empresarios rusos. La cultura de la comisión, del engaño, etcétera, y otros malos vicios aun persiste en algunos empresarios. Pero la economía de mercado se impone poco a poco, y estos comportamientos van siendo cada vez más escasos. No obstante, hay que tener cierta cautela y obtener toda la información posible sobre la empresa y las personas con las que vamos a tratar.

Hay que aprender a diferenciar entre lo que nos dicen y lo que hacen. En algunas ocasiones nos suelen hacer promesas y afirmaciones que luego no pueden cumplir.

12. Idioma para negociar. Como siempre decimos en estos casos, no hay nada mejor que utilizar el idioma propio del país, el ruso. Si hace su exposición en ruso y la documentación también en su idioma, las negociaciones irán mucho más rápidas. Si no es posible, lo mejor será hacerlo en el idioma universal de los negocios, en inglés. Cualquier exposición en otro idioma distinto al suyo ha de ser clara, breve y con expresiones simples, fáciles de comprender. Lo mismo ocurre con la documentación, términos sencillos y fáciles de comprender. Desde luego, la mejor opción es contratar los servicios de un traductor para todas las reuniones y para generar la documentación necesaria que vamos a entregar a los asistentes a la reunión.

Las presentaciones deben ser limpias, claras y carentes de todo tipo de excesos, en cuanto a colores, gráficos, etcétera. Una buena exposición es que aquella que cumple dos condiciones: sencillez y claridad.

13. Paciencia. El tiempo de negociación puede ser bastante largo, pues los rusos son muy duros negociando y suelen pedir demasiadas contrapartidas a nuestras proposiciones. Llegar a un acuerdo rápido es bastante difícil, pues para ellos eso es un síntoma de debilidad. Hacer una dura negociación es una técnica para ellos de "minar" la paciencia de sus colegas. Algunas veces, más que una negociación parece una "pequeña guerra" entre dos bandos. Si no perdemos la paciencia, podemos llegar a tener un buen acuerdo.

Tenemos que analizar bien los pros y los contras para saber si merece la pena llegar a un acuerdo, en función de las condiciones que ellos nos quieran imponer. Las presiones, en algunas ocasiones, según testimonios de algunos empresarios, han llegado a las amenazas, aunque no sea una práctica habitual, por fortuna. No es fácil negociar en Rusia, como tampoco lo es en otros muchos países del mundo. Y mayores volúmenes de negocio... más duras suelen ser las negociaciones.

14. Contratos y acuerdos. Todo lo que se acuerde debe quedar bien escrito y firmado para evitar cualquier tipo de problema posterior. Hasta el más mínimo detalle debe figurar por escrito. Dado lo complicado que puede ser llegar a un acuerdo no se puede dejar nada al azar. El documento final de acuerdo, al igual que se hace en los notarios, es leído al completo y firmado.

Algunos cambios pueden darse incluso después de haberse firmado el contrato. Hay que tenerlo presente. Por esta razón, debemos tener cuidado pues nos podemos encontrar con que no se cumple algún término del contrato.

Es aconsejable tener los contratos y documentos que se firmen en los idiomas de las dos partes (idioma local e idioma anfitrión) y a mayores en inglés.

15. Regalos con prudencia. Hay que tener mucho cuidado con los regalos, pues en ocasiones pueden tener un efecto negativo al considerarse una especie de soborno, sobre todo si el trato está siendo negociado con empleados públicos (funcionarios).

16. Fiestas y vacaciones. Es necesario consultar el calendario de las fiestas, las vacaciones y los horarios de los fines de semana. Los rusos no trabajan en estas fechas. Prefieren disfrutar de una fiesta popular antes que hacer un esfuerzo para cerrar una determinada negociación.

17. Concentración y distracciones. No es fácil tener concentración en algunas reuniones porque pueden ser interrumpidas por llamadas, frecuentes distracciones por visitas, recesos solicitados por los participantes en la reunión, etcétera.

18. Vida social. A los rusos les gustan, en general, todo tipo de fiestas y celebraciones. Una manera de establecer una buena comunicación personal con ellos es salir con nuestros anfitriones a tomar algo. Es decir, es bueno hacer un poco de 'vida social' con ellos.

19. Simplificar. La burocracia en Rusia es bastante tediosa y suele ser un motivo de retraso en muchas negociaciones. Aunque lo saben, debemos tratar de lograr la máxima simplificación de ese tipo de trámites para que fluyan mucho mejor todas las gestiones referentes a una negociación. Debemos hacerles comprender que toda esa excesiva burocracia les hace menos competitivos.

20. Cortesía y buenos modales. Si queremos 'ganar puntos' ante nuestros anfitriones, una buena idea es invitarles a visitar nuestro país y nuestra empresa. Si somos buenos anfitriones, es bastante más probable que hayamos logrado acortar el camino de cualquier tipo de negociaciones.