Cómo escribir de forma correcta una carta comercial. Segunda hoja y posteriores, tercera, cuarta ... Second leaf

La numeración de las hojas de una carta comercial

Segunda hoja ( y posteriores: tercera, cuarta ...), (en Inglés: second leaf)

Si la carta comercial ocupa más de una hoja, debemos tratar de identificar el número de la misma, mediante cualquier método válido para ello.

- La forma más sencilla es numerar la páginas empezando por la primera: 1, 2, 3 ...

- Otra forma muy habitual, es utilizar el total de hojas de la carta como referencia e ir numerando las hojas en función de este total. Es decir: 1/8, 2/8, 3/8 ...

No obstante, cualquier otro método de numeración que nos permita identificar las hojas de una carta es perfectamente válido.

Como normas generales, muchas de ellas comunes a todo tipo de correspondencia podemos citar las siguientes:

1. Claridad. Al tratar condiciones de pago, de envío, cantidades, etc. es preciso que las cartas comerciales sean claras y no den lugar a equívocos o malas interpretaciones. El desarrollo de la misma debe mantener una estructura lógica, para una mejor comprensión de la misma.

2. Brevedad. Debemos poder expresar en pocas palabras lo que queremos decir o comunicar, sin por ello perder claridad.

3. Sencillez. El lenjuage comercial tiene su propio vocabulario o jerga técnica, que debemos utilizar, dentro de lo posible, con la mayor sencillez posible.

4. Corrección. Debemos tener cuidado al utilizar las palabras, tratando de hacerlo siempre de forma correcta, tanto sintácticamente como ortográficamente.

5. Educación - Respeto. Una carta comercial, no tiene por que ser maleducada o falta de respeto. Los negocios y la cortesía no están reñidos.

6. Tacto. Incluso en las situaciones más límites (reclamaciones de pedidos, impagados, etc.) debemos mantener una actitud tolerante y dialogante, sin perder las formas o los modales.

Algunos consejos finales:

- Las formas activas de los verbos son más atractivas que las formas pasivas. Por ejemplo: "Los precios se calculan ... " es mejor decir: "Calculamos los precios ...".

- Si la carta es compleja, lo mejor es hacer un borrador primero, y luego redactar la carta definitiva.

- Nunca debemos olvidarnos de firmar una carta. La proliferación de máquinas de escribir primero, y actualmente, los ordenadores, nos han llevado a enviar cartas sin una firma, cosa que es de mala educación y de falta de consideración hacia quien va dirigida -dice muy poco en nuestro favor-.

Partes principales de una carta comercial. Correspondencia comercial:

1. El membrete. Heading.
2. El destinatario. Inside address.
3. Fechar la carta. Date.
4. Asunto y/o Referencia. Abreviatura Ref. Reference. Abreviatura Re.
5. Saludo o tratamiento inicial de cortesía. Salutation.
6. Cuerpo. Body of the letter.
7. Despedida o final de la carta. Clompementary closing.
8. La firma. Signature.
9. Posdatas, adjuntos, anexos ... P.S. Attach, enclosures, complementary data.
10. Segunda hoja y posteriores, tercera, cuarta ... Second leaf.