Participación y precedencia en actos universitarios. Precedencias en la asistencia por delegación.

Primer Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

A modo de introducción me gustaría señalar unas particularidades que caracterizan y a su vez dificultan la organización de los actos que se celebran en las Universidades.

1ª. Es innegable que en el mundo universitario la diversidad de autoridades y personalidades que pueden concurrir en un acto lo hace más complejo:

Es habitual que asistan, a un acto académico organizado por la Universidad, personalidades de muy diversa índole y, por supuesto, no regladas en los decretos de precedencia. Por citar algún ejemplo:

- Distintos cargos académicos.
- Intelectuales de gran consideración.
- Civiles que tengan gran relevancia social pero sin rango de autoridad, etc.

2ª. Otra particularidad, y esto es importante para el tema de las delegaciones, sería que, en el mundo universitario, las jerarquías no están tan estructuradas como lo pueden estar en otras administraciones: no puede decirse que un Director de Departamento dependa jerárquicamente del Decano de su Facultad.

Por el contrario en otras administraciones la estructura es mucho más clara: un Consejero de Gobierno de la Comunidad Autónoma es superior jerárquico de un Director General y éste a su vez de un Jefe de Servicio.

3ª. En el ámbito universitario, además, nos podemos encontrar con la circunstancia de que algunos miembros del personal académico ostenten dos o más cargos: así un Director de Departamento puede ser también Presidente de una Real Academia, Decano de un Colegio Profesional, etc.

Todo esto, decíamos, contribuirá a la dificultad de organización de los actos celebrados en las Universidades.

Vista esta complejidad añadida y ya que el tema de esta mesa está encuadrado dentro del área de las precedencias, especialmente en las mesas de presidencia, me referiré brevemente a la experiencia de la Universitat de Barcelona.

Nuestra Universidad tiene consolidada la tradición de actuar de anfitriona y, por tanto, asumir la presidencia de los actos que organiza (como todos sabemos amparados en el artículo 4º. 1 y artículo 6º. del Real Decreto 1.724 de 4 de Agosto de 1983).

Sólo en contadas ocasiones cede la presidencia: como es preceptivo, a miembros de la Casa Real, Presidente del Gobierno, y, por analogía y por el vínculo innegable que existe entre la Comunidad Autónoma y las Universidades, al Presidente de Gobierno de la Comunidad Autónoma.

Personalmente creo que aún podríamos ser más restrictivos pero todos sabemos que, los responsables de protocolo estamos sujetos al talante y a la voluntad política de nuestro Rector y también la tradición es un factor no desestimable.

Ahora bien, no cedemos a Ministros, Consejeros de Gobierno de la Comunidad Autónoma, Alcalde de la Ciudad, etc. Esto puede generar alguna tensión con responsables de protocolo de otras Instituciones, especialmente de la Administración Central, pero con algo de mano izquierda y voluntad de acercamiento queda generalmente subsanada.

El no ceder no debe ser, de ningún modo, interpretado como un signo de prepotencia. Nosotros vemos de manera clara que el anfitrión y sólo él puede dar la bienvenida y despedir a sus invitados en un acto.

Acotando un poco más, después de examinar el tema de las presidencias con los titulares de las Instituciones, intentaremos centrarlo en el ámbito de las delegaciones.

Sabemos que la sustitución o delegación es también una figura reglada por el Real Decreto de 4 de Agosto del 83, en su Artículo 9º. y en el caso de nuestra Comunidad Autónoma por el Decret 189/1981 sobre Protocolo y Ceremonial en el ámbito de la Generalitat de Catalunya que por ser de rango inferior y contradictorio con el del Estado se considera obsoleto en este artículo.

No obstante esta legislación, en la Universitat de Barcelona intentamos disponer lo más coherentemente posible las precedencias, aún en los casos de que el asistente lo haga por delegación. Esto lo contemplaremos bajo dos variables que intentaré estructurar:

UNO.  Teniendo en cuenta dónde se celebra el acto y quién lo organiza, es decir, si el acto se celebra en la Universidad y organizado por ella; si se trata de un acto ajeno organizado por otra Institución en la Universidad, o por el contrario de un acto en el que concurren autoridades universitarias fuera de ésta.

DOS.  Habremos de tener presente el tipo de acto de que se trata. Es decir, si es un acto académico de carácter institucional (inauguración de curso, investidura Doctor Honoris Causa, fiesta Patrono etc.) o es un acto de contenido docente, de carácter social, político etc., y en el que la implicación de otra Institución puede ser directa (inauguración de un Master coorganizado con otra Institución, homenaje póstumo a un político etc.).

DÓNDE SE REALIZA EL ACTO Y QUIÉN LO ORGANIZA.

A. Acto organizado y celebrado en la Universidad.

Nos podemos encontrar con que el Rector delegue en un Vicerrector (u otro) y asista como invitada la autoridad titular de otra Institución. En este supuesto en la Universitat de Barcelona hemos establecido una solución salomónica que por lo general es bien aceptada por las otras Instituciones:

- Presidencia par (la derecha para el Vicerrector).

- El Vicerrector abre la sesión y cede las palabras como delegado del anfitrión.

- La Autoridad invitada hace el último parlamento y cierra el acto.

Otro supuesto sería el contrario: asiste el Rector pero la primera autoridad invitada delega en alguien subordinado jerárquicamente. En este caso en nuestra Universidad consideramos minuciosamente la temática del acto (esa de la que hablábamos en la segunda variable).

Sólo si el acto es coorganizado con la otra Institución, se le daría el mismo lugar al delegado que correspondería a la autoridad delegante.

Por el contrario, en el caso de que se tratara de una simple presencia representativa institucional sin vinculación directa con el acto, el delegado no ostentará el lugar que hubiera correspondido a su superior, incluso podría no ponérsele en la mesa. A este respecto es bueno tener, si las características de la sala lo permiten, unos asientos separados de los demás donde, de manera destacada, podamos demostrar al delegado que se tiene con él una consideración especial.

B. Por último podríamos hablar de los actos ajenos, organizados por otra institución y celebrados fuera de la Universidad. Es decir, actos externos a los que autoridades académicas universitarias concurren representando al Rector.

En este caso poco que decir; nuestra obligación como responsables de protocolo es conseguir el mejor puesto posible para quien ostenta la delegación del Rector. Por supuesto también dependerá del tipo de acto, pero es evidente que no podemos exigir con excesiva contundencia aquello que nosotros no estamos dispuestos a contemplar en nuestra propia casa.

Soy consciente de que dejo por comentar actos mixtos: los organizados por otra institución en la Universidad y los, quizá más escasos, organizados por la Universidad en otra Institución. Esto podría ser tema de futuros debates.

Ya para terminar, me gustaría que de la puesta en común que se suscite en esta mesa de trabajo, pudiéramos encontrar propuestas y argumentos que nos facilitaran la negociación con los responsables de protocolo de otras instituciones.

Hemos visto que la administración universitaria tiene unas marcadas características propias, es excepcional en muchos aspectos y precisamente ésto nos ha de facilitar el convencer a los colegas de que se pueden flexibilizar posturas para que, de esta manera, sea respetada nuestra particularidad.