Los medios materiales en ceremonias y actos.

Elementos a utilizar en ceremonias y actos. Logistica protocolar. Necesidades materiales para organizar un acto para el cumplimiento correcto del programa y su desarrollo según los términos previstos.

 

Imagen Protocolo y Etiqueta protocolo.org

Determinado todo lo relativo a las necesidades de locales para la celebración del acto, establecidos los correspondientes itinerarios y resuelto el programa y las invitaciones, los responsables de la organización deben ocuparse de todos los materiales que precisen para el cumplimiento del programa, y de la ornamentación prevista. Establezcamos un censo-tipo de necesidades más habituales que suelen producirse en la preparación y ejecución de ceremonias.

1. Banderas.

Como se decía anteriormente, si el acto fuera oficial o si concurrieran autoridades, es menester disponer, al menos en el escenario, las banderas oficiales y la del anfitrión si la tuviera. No es bueno sobrecargar de enseñas los locales, pues puede restar solemnidad.

¿Cuántas banderas debemos prever? La respuesta obedece a criterios de representación y, en ocasiones, además, de decoración. En principio, puede decirse que con un juego en el local donde tenga lugar el acto institucional es suficiente (si fuese un edificio público, deben estar dispuestas las del exterior y las del interior en el despacho de la máxima autoridad de dicha instalación).

Si el escenario fuese muy grande (el de un teatro, por ejemplo) puede duplicarse o triplicarse el juego de banderas, si el número de enseñas que debamos poner no es muy elevado. Las banderas se pueden comprar en cualquier tienda especializada, siendo recomendable que se encarguen con cierta antelación. También se pueden solicitar (generalmente en préstamo) a los organismos oficiales y a las embajadas para las extranjeras. Las banderas también suelen utilizarse para el descubrimiento de placas o esculturas.

Las banderas oficiales y no oficiales no deben colocarse juntas, de acuerdo a los criterios señalados en su momento por el Protocolo del Estado. Conviene separarlas, situando las oficiales a la derecha de la presidencia y las no oficiales a la izquierda. Los mismo para las banderas de exterior.

2. Tarimas.

Las necesarias para elevar la zona de presidencia y facilitar así la mejor visión de los invitados y periodistas gráficos. Lo mejor son las tarimas por módulos, pues posibilitan diferentes soluciones según las características del local. Ya indicábamos que lo ideal es que sean de una altura entre 0,25 y 0,35 cms. Generalmente, están forradas de moqueta o similar.

3. Cordones y vallas.

Sirven para delimitar espacios reservados o anulados, sin dar una excesiva imagen de acotamiento. Se sujetan sobre distintos pivotes. Suelen utilizarse más habitualmente en locales cerrado, mientras que en el exterior se recurre a vallas metálicas (siempre y cuando haya una presencia masiva de invitados o esté prevista la presencia indiscriminada de público).

4. Atril.

Se utiliza para los discursos. Si el acto es de pie, su presencia es obligada, mientras que es optativa en el supuesto de que haya una mesa de presidencia. Su finalidad esencial es servir de soporte a los papeles de los oradores, al tiempo que psicológicamente les hace sentirse más protegidos frente al público. Debe comprobarse que al atril llega luz suficiente; en caso contrario, debe preverse una pequeña bombilla no visible para el público. Ha de tenerse especial cuidado con las disposición de los micrófonos, que no tapen la cara a la persona en cuestión. Los atriles, por lo general, son de madera, metálicos o de metacrilato, y no se recubren con tela ni banderas.

5. Reposteros y carteles.

En actos de cierta solemnidad, en la pared del fondo donde se ubica la presidencia, o en la parte delantera si es un balcón o similar, suele colocarse un tapiz o repostero, con el escudo o anagrama de la institución anfitriona o del principal invitado de honor. En actos de menos solemnidad suele colocarse un cartel relativo al hecho que se celebra o el anagrama de la institución anfitriona, pintado sobre tela, madera o similar. En todos los actos, especialmente a los que concurren medios de comunicación, es recomendable la utilización de estos recursos pues facilita la identificación.

Pero siempre anagramas o recursos discretos.

En la colocación de carteles o dibujos en la pared situados a espaldas de la presidencia, debe tenerse mucho cuidado. Debe comprobarse que un uso sectorial de la imagen que queda tras los miembros que ocupan la presidencia no origine situaciones cómicas, imprudentes o que puedan ofender al afectado. Lo mejor es siempre estudiar puesto a puesto, con ojos de fotógrafo, desde todos los lugares posibles. Vale más prevenir.

6. Flores.

Constituyen un material muy importante para la decoración de escenarios y salones. Acertar sobre las cantidades y formas resulta siempre complicado. Lo mejor es reclamar al propio florista que presente un proyecto (advirtiendo ya de mano que no se recargue en exceso). Habitualmente, se utilizan plantas verdes altas para los fondos o esquinas, y conjuntos florales bajos para delante de la presidencia o atril.

En los almuerzos la mesa presidencial lleva un adorno floral especial (siempre bajo para no interferir la visión), que partiendo del centro de la mesa se extiende hacia ambos lados (por ejemplo para un invitado extranjero podría preverse un sencillo compuesto floral con los colores de su bandera). Si el invitado de honor acude con su señora, la anfitriona suele obsequiarla con un ramo de flores (ojo, que sea pequeño, de novia, que se pueda tomar con una mano; nunca un gran ramo pues termina siendo incómodo y por lo tanto abandonado en una esquina).

7. Alfombras.

Éstas se reservan para las grandes solemnidades, y con ocasión de la presencia de invitados muy ilustres. La alfombra servirá para cubrir el suelo de los escenarios donde tenga lugar el acto institucional. Igualmente, se utiliza la alfombra o moqueta recortada para el recibimiento en la entrada del edificio, que va desde el punto previsto de la parada del vehículo hasta el interior de él y excepcionalmente hasta el lugar donde se celebre el acto. El color habitual es el granate para los actos oficiales y dorado para las visitas Papales.

8. Sillas.

Hemos de procurar que las sillas sean cómodas y vistosas si la duración del acto sobrepasa la media hora. Si es posible, con brazos de apoyo (especialmente para las comidas) y, por supuesto, en buen estado. No es la primera vez que un invitado se va al suelo por el defectuoso estado de una de ellas. Por lo general, las sillas de la presidencia suelen ser distintas que las del resto del salón (menos vistosas), aunque ha de procurarse que el contraste de calidad no sea excesivo.

Cuando el que preside un acto tiene un rango muy superior con respecto al resto, se le debe disponer un sillón especial distinto (caso de la Familia Real).

Las sillas pueden ser de distintos colores si su disposición final ofrece una cierta simetría, o con ello se pretende señalizar zonas distintas (azules, autoridades; rojas, corporación anfitriona; verdes, invitados extranjeros, por ejemplo). De no ser así, lo mejor es que sean todas iguales. Si no queda más remedio que acudir a varios juegos, los más dignos se pondrán en las filas delanteras, situando a continuación las restantes debidamente ordenadas.

En los actos de pie o aperitivos, siempre es recomendable disponer de algunas sillas, sillones o sofás, para personas de cierta edad o para quienes muestren síntomas de cansancio. En este caso, las sillas se sitúan discretamente junto a las paredes del local.

Para los actos de exterior, las sillas en forma de tijera son las más recomendables.

9. Mesas.

Ya señalábamos anteriormente que las mesas que se utilicen para la presidencia de un acto deben estar protegidas en su parte delantera con el fin de disimular las piernas de sus ocupantes.

Generalmente, las mesas de presidencia para un acto institucional o de tipo académico son rectangulares, de una anchura no superior al metro y tan largas como el número de personas que la vayan a ocupar. Pueden presentarse sin recubrir si su estado es bueno (procurando que el frente esté igualmente recubierto del mismo material de la mesa o tapadas con tela si es defectuoso).

En este tipo de actos sobre la mesa sólo se suele colocar el orden del día que debe leer el que preside, una breve sinopsis del acto para el resto de los miembros de la presidencia, una discreta información si procede del contenido del acto (folletos, dípticos, revista del congreso, dosieres...), botella de agua pequeña (si es de cristal con la tapa abierta), un vaso de cristal (bajo y ancho) y sus correspondientes posavasos, unos folios en blanco y bolígrafo para cada uno.

Además, los micrófonos correspondientes. No es muy recomendable la colocación de flores, pero si se estimara conveniente, que el centro sea bajo, discreto y poco llamativo, situado en un extremo de la mesa (solo en uno).

Resulta habitual ver en numerosos actos, carteles con el nombre de los ocupantes de la Presidencia, colocados sobre la mesa delante de cada uno y de fácil lectura para los invitados. En la aplicación de esta solución debe tenerse en cuenta mucha prudencia y no abusar de ella. Cuando los miembros de la presidencia son conocidos por los asistentes resulta chocante disponer el cartel. En ningún caso se utiliza para la Familia Real, Gobierno de la Nación y primeras autoridades, salvo que éstas concurrieran a actos en calidad de ponentes o conferenciantes dentro del marco de un congreso, reunión, simposio o similar.

Si, en cambio, es recomendable su colocación en grandes mesas de discusión y debate, donde los participantes no se conocen o sencillamente para orientar al público presente o que pueda seguirlo por la televisión. Según el alcance del acontecimiento, en el cartel se indica únicamente el nombre, sin tratamiento alguno (salvo el Don o Doña) o el cargo y nacionalidad, también sin tratamiento, cuando concurran delegaciones o invitados de diversos países. En cualquier caso, el cartel con el nombre no debe ser desmesurado en cuanto a tamaño (como mucho 10 cms. de alto) y no se debe redactar a mano.

En relación a las mesas para un uso distinto, el caso de una presidencia (convenios, delegaciones, almuerzos, etc.) nos referiremos a ellas más adelante.

10. Micrófonos.

Tienen que ser lo más estilizados posibles, de forma que no impidan la visión de la cara. Su calidad debe ser buena, para que a cierta distancia capten la voz correctamente, evitando al ponente que tenga que "comerlo" materialmente hablando. En determinados actos pueden colocarse micrófonos pequeños de solapa, de acuerdo con el interviniente. Si éste, a la hora de hablar, lo hiciera desde varias posiciones, lo lógico es que sea de tipo inalámbrico (sin cable). No deben llevar rótulo alguno.

Ya anteriormente hemos advertido sobre la improcedencia de que al micrófono de sonido de la sala se agreguen los propios de otros medios de comunicación, salvo que el anfitrión con ello persiga otros objetivos (demostrar el interés de los medios, dejar a éstos efectuar su propia publicidad, etc.). Cuando en una sala esté previsto que el público intervenga (en un coloquio, por ejemplo), se debe prever un micrófono sin cable que desplace una azafata o ayudante.

11. Iluminación.

Este detalle es muy importante. La luz en los actos debe ser la adecuada. Que no sea excesiva, provocando molestias en los ojos o calor, pero tampoco lánguida. En especial hay que tener cuidado con el uso de los típicos focos o cañones de luz que puedan deslumbrar a los invitados o miembros de la presidencia. Cuando esté prevista la presencia de la televisión, es bueno que la organización ( o bien de acuerdo con aquél medio) se disponga de una luz permanente suficiente para la grabación. No es apropiado que la intensidad de la luz varíe en función de si los responsables de televisión enchufan sus focos para grabar o no.

12. Altavoces.

Estos forman parte de la decoración tradicional de un acto. Evidentemente, sin ellos, en la mayoría de los casos, no se puede estar. Ahora bien, deben disponerse de forma discreta y orientados de tal manera que se alcance un sonido de intensidad similar en toda la sala. En cualquier caso, nunca un altavoz puede situarse muy cerca de los invitados si aquél suena con fuerza o emite ruidos que la proximidad puedan resultar molestos.

Con la megafonía hay que prestar atención a la presidencia, que en muchas ocasiones (especialmente en locales amplios) no se oye a sí misma, provocando inseguridad y a veces temores a no ser oídos, gritando innecesariamente o paralizando el acto. Es muy importante colocar monitores que sin producir los molestos acoplamientos, permitan a los miembros de la presidencia escuchar normalmente.

13. Mesita auxiliar.

En ocasiones es recomendable disponer una mesita auxiliar con fines de protocolo. Se sitúa de forma discreta en un esquina de la zona de presidencia, de tal manera que desde ella haya un fácil acceso hasta quien preside. Suele ser habitual en aquellos actos derivados de la entrega de premios, diplomas, regalos, etc. Su tamaño debe ser pequeño y normalmente se recubre de tela. Al lado de ella suele situarse un responsable de protocolo o de la organización.

14. Los presupuestos.

Y en plural, porque habrá que manejar varios. Es muy difícil que un anfitrión pueda estimar por adelantado el coste aproximado de la celebración del acto o actos. Los actos públicos, máximo si cuidamos la imagen y las relaciones públicas, suelen producir numerosos gastos y caros. Por lo general, un programa sin ningún tipo de cálculo presupuestario es probable que origine notables sorpresas al alza, para disgusto del organizador que ha de pagar más de lo que imaginaba, o para el proveedor que tendrá dificultades de cobro.

Hay que hacer especial hincapié en la necesidad de estimar "a priori" el gasto global, al que habrá que añadir otra cantidad (al menos un 20% más) para el siempre doloroso capítulo de los imprevistos de última hora. Como se hace en la Administración Pública es recomendable barajar varios presupuestos para un mismo gasto, pues permite contrastar distintos precios y calidades, al tiempo que aseguramos un pago sensato.

Los responsables de Protocolo, una vez elaborado el programa y determinado el número de invitados, deben estimar las necesidades y solicitar los presupuestos correspondientes para solventarlos. En base a ello, obtendría un cálculo aproximado que deberá presentar al anfitrión para que muestre su conformidad o introduzca las variables que estime adecuadas.

En la organización de actos son gastos más o menos fijos los siguientes (en términos generales, ya que dependerá del tipo de acto):

- Imprenta (tarjeta de invitación, dípticos o trípticos, carteles, folletos, minutas, indicadores, tarjetones, sobres, acreditaciones, etc.).

- Viajes (traslados, billetes de desplazamiento para invitados de honor, taxis, coches de alquiler, autobuses, viajes preparatorios, etc.).

- Hoteles (alojamiento de invitados, alquiler de salones, fax, teléfono, otros).

- Flores (decoración floral de escenarios, ramos a señoras, coronas, etc.).

- Gastronomía (aperitivos, comidas, cafés, etc.).

- Megafonía (alquiler de equipos, mesas de audio para radios y televisiones, grabación, inalámbricos, etc.).

- Vídeo (proyección, pantallas, realización de película, grabación ...).

- Ornamento y montaje de escenarios, motivos que contribuyan al adorno e imagen del acto, como banderas, reposteros, pinturas, cortinas, manteles, carteles específicos, tapizados, alquiler de sillas y/o mesas, carpas, luces, limpieza, etc.).

- Medios de comunicación (publicidad, montaje tribuna de prensa, salas de prensa, locomoción para los periodistas, dossieres, etc.).

- Regalos (para un invitado de honor, para su consorte, para todos los invitados ...).

- Placas (realización de lápidas conmemorativas).

- Personal auxiliar (ayudantes de protocolo, azafatas, técnicos, electricistas, conductores, acomodadores, camareros, etc.).

- Comunicaciones (envíos, empresas de mensajería, teléfono, telefax, sillas, etc.).

- Intérpretes (traductores, equipos de traducción simultánea, etc.).

- Actividades culturales (conjuntos musicales, grupos folclóricos, artistas, cuartetos, orquestas, bandas de música, animadores, etc.).

Una vez que conocemos las necesidades, bastará con averiguar los costes y sumar. De recortar se encarga el anfitrión. Al profesional del protocolo le toca el papel de convencer al "dueño del dinero" de lo importante que es hacer las cosas bien. Ello supone gastar, aunque, también es cierto, no por gastar sales mejor las ceremonias.

 

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