18. El ceremonial en otros actos universitarios.

El Ceremonial viene marcado por el tipo de Acto que tengamos que organizar, ya sea un Acto solemne, administrativo, académico o pertenezca a la clasificación que hemos dado a "otros actos". Vamos a definir unas líneas guías para cada tipo de Acto, si bien es cierto que cada Acto contará con variables y con puntos en común.

Manual de Protocolo Universitario. Universidad de Burgos.

 

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El ceremonial en otros actos universitarios.

Éste epígrafe recoge las Inauguraciones, clausuras referentes a congresos, jornadas, foros, así como las presentaciones de libros, la colocación de primeras piedras, la inauguración de edificios, etc.

El Rector inaugura, clausura dichos actos o, si asiste un Vicerrector en su nombre éste será en nombre del Rector quien inaugurará o clausurará. También dirigirá el Acto dando el turno de palabra a aquellos que le acompañan en la Mesa Presidencial. Esta referencia nos sirve en lo que se refiere a congresos, jornadas, presentación de libros, pero si nos encontramos en una inauguración de un edificio o en la colocación de la primera piedra estaríamos ante un acto de pie, un acto breve y un acto con movimiento (ver escenarios) por lo que el número de intervenciones se reducen al menor número posible de autoridades. En este caso, se procederá con el gesto simbólico que hayamos previsto para esa ocasión, descubrimiento de placa, colocación de la primera piedra, etc., a continuación el Rector abriría el Acto dando la bienvenida y, en función de el rango de la Autoridad que nos acompañe o de la naturaleza del Acto, realizará una breve exposición y cederá la palabra a la autoridad para que cierre o a la inversa.

Ilustraremos como ejemplo práctico una inauguración para presentar públicamente una nueva instalación, fruto de una inversión y obra, o para la puesta en marcha de un nuevo servicio.

Este acto se organiza cuando se pretende proyectar al exterior la nueva instalación o servicio para que la sociedad en general tenga conocimiento de ello. Es fundamental, por tanto la presencia de los medios de comunicación en este acto, así como la política general de comunicación a seguir. El acto, generalmente, se estructura de la siguiente manera:

- Recepción a los invitados generales.
- Recepción a las autoridades.
- Recepción a la autoridad que preside o el invitado de honor.
- Saludo de estos al Equipo de Dirección o grupo anfitrión.
- Descubrimiento de placa conmemorativa.
- Recorrido por las nuevas instalaciones o servicios.
- Discursos por parte del Rector, autoridades y, en su caso, colaboradores o
cofinanciadores.
- Firma en el libro de honor, si procede.
- Aperitivo, vino español o cóctel, según los casos y las horas.

En las inauguraciones con un gran número de invitados tendremos que organizar itinerarios alternativos, crear diferentes grupos, el primero será el formado por el Rector, Autoridades más importantes y principales invitados. Otra opción es tener prevista una sala con audiovisuales para que mientras el grupo principal está visitando las instalaciones el resto de invitados accedan a esta sala para explicarles mediante estas técnicas las instalaciones, dándoles la posibilidad de visitarlas posteriormente. Si las instalaciones son muy amplias habrá que hacer una selección y recorrer aquello más significativo.

En este tipo de actos el recibimiento es importante. El Rector y parte de sus Vicerrectores deberán recibir a las Autoridades en la entrada del lugar que se va a inaugurar. Habrá que haber previsto el estacionamiento de vehículos y las acreditaciones oportunas.

Las principales autoridades deberán ser recibidas por el anfitrión para aguardar la llegada de la Autoridad principal. Si ésta es una alta autoridad del Estado se formará una línea de saludo por orden de precedencia del resto de autoridades ahí presentes encabezada por la Autoridad más relevante y acompañada por el Rector como anfitrión del Acto. Una vez realizado el saludo de las autoridades que se encontrarán en la primera línea de saludo, se establecerá una segunda línea para que las autoridades académicas también participen del saludo a la autoridad invitada.

Tras el recibimiento se descubrirá la placa conmemorativa donde quedará constancia del hecho y de la persona que inaugura, así como de la fecha. Esta placa se colocará en un lugar visible y estará cubierta, por ejemplo, con una tela hasta que la autoridad proceda a retirarla mediante unos tiradores. En primera línea estará la autoridad que descubra la placa junto con el Rector, los invitados quedarán en un segundo plano y los medios de comunicación gráficos tendrán reservado un lugar preferente, muy cercano a las autoridades. Tras el descubrimiento de la placa se trasladarán hasta el lugar dispuesto para las intervenciones institucionales y, posteriormente, se procederá a realizar la visita a las instalaciones.

Este acto puede cerrarse con un vino de honor, cóctel o incluso con una actividad de carácter cultural, concierto de una pequeña orquesta o de un interprete solista, en función del tipo de acto, momento del día y repercusión mediática que se quiera proyectar.

En caso de que se quiera obsequiar con un regalo a todos los invitados, éste se entregará al finalizar el acto para evitar que tengan que llevarlo durante todo el acto. Al invitado de honor se le entregará en público sólo si es relevante con el evento que se trata, en caso contrario se le entregará en el momento de la firma en el libro de honor, si este hecho se produjera, o al finalizar el acto en el momento de la despedida.

 

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