Correspondència administrativa. La convocatòria

Protocol Municipal: Correspondència administrativa. La convocatòria

La convocatòria

És el document amb què habitualment es demana la presència d'algú en un lloc i en una data i una hora determinats perquè participi en una reunió. Té un to formal i una estructura fixa.

Dimensions del full: ISO A4 o ISO A5.

Tractament personal

Emissor:

- primera persona del singular (tractament preferent): us convoco, em plau, al meu despatx

- primera persona del plural (tractament secundari): us convoquem, ens plau, la nostra secretària

Receptor:

- segona persona del plural: assistiu, us convoco, la vostra assistència.

Estructura i fraseologia

Estructura 1

1. Nucli del text.

1.1. Nom de la reunió.

Si escau, identificació de l'òrgan col-legiat i del caràcter de la sessió (ordinari o extraordinari). Com a informació addicional, s'hi poden explicitar l'autoritat, la disposició o l'acord que estableixen la convocatòria.

Us convoco a la pròxima sessió de la Junta de Govern [...]

Per indicació de la presidenta, us convoco a la sessió constitutiva de la Comissió del [...]

Em plau convocar-vos a una reunió per tractar de [...]

Per encàrrec del president, em plau convocar-vos a la sessió extraordinària del Consell [...]

Atès el que disposa el reglament d'aquesta facultat, us convoco a la sessió ordinària de la Junta de Facultat [...]

1.2. Dia, hora i lloc de la reunió.

Dia: 3 d'abril de 1993
Hora: 17.00
Lloc: sala d'actes del Rectorat

1.3. Ordre del dia.

Els punts de l'ordre del dia s'acostumen a numerar. El primer i els dos últims acostumen a ser els següents:

1. Lectura i aprovació de l'acta de la sessió anterior [...]

7. Assumptes de tràmit

8. Torn obert de paraules.

En el primer punt de l'ordre del dia també es pot afegir, si escau, entre comes, darrere d'aprovació.

2. Signatura

Càrrec (secretari o president si es tracta d'un òrgan col-legiat), precedit de l'article corresponent.

Signatura

Nom i cognoms

Per exemple:

El secretari
(Signatura)
Lluís Carner i Olban

3. Datació

La població i la data se separen amb una coma. El dia i l'any s'escriuen amb xifres, i el mes, amb lletres.

No hi ha d'haver punt final.

Bellaterra (Cerdanyola del Vallès), 13 de novembre de 1993

4. Anotacions finals (si escau)

S'hi indiquen les normes de procediment aplicables. Pot incloure la referència a una segona convocatòria o a possibles annexos.

5. Destinació

Es pot expressar de dues maneres diferents:

a) nom i cognoms del destinatari,

b) càrrec del destinatari (quan se'l convoca pel càrrec que té).

Estructura 2

1. Destinació

Es pot expressar de dues maneres diferents:

a) nom i cognoms del destinatari

b) càrrec del destinatari (quan se'l convoca pel càrrec que té)

Si el destinatari ha de rebre la convocatòria per correu, cal afegir-hi:

- Organisme (si escau)

- Carrer (plaça, avinguda, etc.), número i pis.

- Codi postal i població.

- Comarca o país (si escau).

2. Salutació (opcional)

Senyor/a

3. Nucli del text

3.1. Nom, dia, hora i lloc de la reunió.

En un únic paràgraf es detallen el nom de la reunió i el dia, l'hora i el lloc en què es farà (vegeu l'apartat 1.1 de l'estructura 1).

Us convoco a la sessió extraordinària del Consell Social que tindrà lloc el propvinent 20 de maig, a les vuit del vespre, a la sala de juntes d'aquest Consell.

3.2. Ordre del dia.

4. Comiat (opcional)

Atentament,

Ben atentament,

5. Signatura

6. Datació

7. Anotacions finals (si escau)

Remarques

Convé evitar de fer les convocatòries mitjançant impresos de saluda. Com a alternativa es pot utilitzar paper de carta de mida ISO A5.

En les convocatòries cal evitar l'ús del verb celebrar, que es reserva per a les festivitats, les commemoracions i els aniversaris. Les reunions es fan, són, tenen lloc, no se celebren.

En l'àmbit universitari convé evitar, com a darrer punt de l'ordre del dia d'una convocatòria, la fórmula:

"Precs i preguntes", reservada només a les corporacions municipals. Se n'ha de dir "Torn obert de parales".