Buenas maneras en las reuniones de negocios

La profesionalidad de una persona se demuestra con amplios conocimientos en su materia y teniendo una buena educación.

 

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Buenas maneras en las reuniones de negocios

En una reunión de trabajo, del tipo que sea, los asistentes deben conocer un conjunto de reglas y normas de etiqueta a seguir que hacen que las relaciones sean más cordiales y exitosas.

La puntualidad. Es importante conocer las limitaciones de tiempo de muchos de los participantes en una reunión. Retrasar su comienzo puede suponer tener que retrasar o posponer otros trabajos o reuniones planeados para ese mismo día.

Vestuario. Debemos conocer el " código de vestuario " (dress code) de la empresa y presentarnos en la reunión debidamente vestidos. Cada sector empresarial o gremio, puede tener diferencias notables a la hora del vestuario. Hay que tratar de acomodarse, de la mejor forma posible, a este código o etiqueta en el vestuario.

Educación. Las prisas, el estrés... no son una disculpa para dejar los buenos modales a la puerta de la sala o despacho de una reunión. Hay que saber saludar, presentar, entablar o seguir una conversación, despedirse, etc. No hay ninguna excusa para tener malos modales.

Preparación. No es muy recomendable dejar que la improvisación sea la que domine la reunión. Hay que tener todo bien preparado y coordinado. La falta de preparación de una reunión puede dar al traste con un buen negocio, acuerdo o alianza. Un buen negociador sabe cuando la otra persona está bien preparada. La falta de preparación es una descortesía hacia los demás participantes, dando a entender la poca importancia que le concede a esa reunión.

Hablar. A la hora de exponer un tema, realizar una presentación o decir unas palabras (o un discurso) tenemos que ser todo lo breve y concisos que podamos. Vocalizar bien, hablar con un tono y volumen adecuado, y no gesticular demasiado.

Organización. Si además de la reunión planeamos otras actividades, una comida, una visita a unas instalaciones, etc. hay que tenerlo todo bien organizado, con sus tiempos, sus recorridos, sus permisos, materiales necesarios (casos, monos o fundas, guantes, gafas), etc.

Comportamiento general. Al llegar no debemos sentarnos en el primer sitio que encontremos libre, ni tan siquiera en el sitio que podemos tener asignado mediante una tarjeta identificativa. Hay que esperar a que lo hagan lo anfitriones o bien nos inviten a sentarnos.

Es probable que antes de sentarnos se hagan las correspondientes presentaciones entre todos los asistentes. Las presentaciones se hacen de la misma forma que en el ámbito social, de más a menos. El momento de las presentaciones es el momento ideal para intercambiar las tarjetas de visita . Siempre limpias, sin anotaciones, arrugas, manchas, etc.

Una vez que nos invitan a sentarnos, nada de tumbarse, reclinarse o adoptar otras posturas que no sean las correctas para estar sentados. Mejor, sin cruzar las piernas. El cuerpo erguido y la cabeza alta (mejor no apoyar la cabeza en la mano, como si nos pesara). Las manos, siempre, encima de la mesa, nada de esconderlas bajo la mesa.

Atención. Hay que estar atentos a lo que se habla, no a lo que pasa a nuestro alrededor.

Gestos. Cuidado con esos gestos tan feos como rascarse la cabeza, meterse el dedo en la nariz o el oído, hurgarse entre los dientes, rascarse la entrepierna, o dentro de la camisa, etc.

Respeto. No es correcto interrumpir o molestar, tanto al que habla como a los que escuchan recibiendo llamadas cada poco, haciendo ruido con nuestros papeles, ordenador, teléfono móvil -celular- o con cualquier otro objeto, levantándonos a cada momento... y otros comportamientos similares.

 

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