Protocolo para reuniones efectivas

Aspectos claves o estratégicos para planear, realizar, dirigir y evaluar las reuniones

En nuestra vida, de alguna manera y por diferentes motivos hemos conocido o tenido la experiencia de coordinar, preparar, asistir, conducir, hacer seguimiento o evaluar una reunión, y han sido diversos los conceptos formados sobre la forma como se dan las reuniones. Normalmente siempre tenemos la inquietud de cómo hacer para que las reuniones sean efectivas, porque a veces en estas hay poca asistencia, se vuelven muy largas, aburridoras, la gente se sale antes de terminar, se habla mucho y no se concluye, salimos con la sensación de que hemos perdido el tiempo, perdemos la motivación para regresar o volver a asistir a otra reunión similar. Las reuniones se realizan en diversos escenarios y con diferentes objetivos en el campo laboral, personal, familiar, político, organizacional, etc.

Existen aspectos claves o estratégicos para planear, realizar, dirigir y evaluar las reuniones. Estas pueden tener diferentes finalidades dentro de las organizaciones, tales como: informar, convencer, tomar decisiones, obtener información, sensibilizar o motivar, resolver problemas o conflictos, etc.

Se debe buscar que la reunión sea eficaz y eficiente, para lo cual me permito dar a conocer algunos aspectos, reglas y procedimientos que deben ser cumplidos como parte del protocolo para llevar a cabo reuniones efectivas:

1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso.

2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de la sesión.

3. La citación o invitación debe realizarse con la debida anticipación, incluyendo el orden del día o agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.

4. Revisar y preparar con anticipación el apoyo logístico requerido.

5. Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los participantes el orden del día o agenda de trabajo, asignando el tiempo de duración para cada tema.

6. Según el tamaño, necesidad y tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades: líder, moderador o facilitador, jefe de ceremonia, relator, secretario, oficial de orden, etc.

7. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la reunión.

8. Iniciar y terminar la reunión puntualmente, según la hora indicada. Evite que las reuniones se prolonguen demasiado. "Hágale honor a los cumplidos, evite recompensar a los que llegan tarde".

9. En el desarrollo de la reunión hay que motivar la participación, ser buen escucha, generar el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al mismo tiempo que lo hace otra persona, centrar las intervenciones en los temas de la agenda y hacerlo en forma clara y concreta.

10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la reunión.

11. Utilizar adecuadamente las mociones parlamentarias.

12. Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos.

13. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecución.

14. Programar otra reunión, si fuera necesario.

15. Terminar la reunión a la hora prevista.

16. Realizar seguimiento.

Muchas veces cuando nos invitan a una reunión pensamos y/o escuchamos expresiones como estas: "de nuevo a perder el tiempo", "tengo mucho trabajo o mucho que hacer y no puedo asistir porque nunca se termina a tiempo", "en esas reuniones la gente discute mucho, y no concluyen nada", "yo no voy a esa reunión, siempre es la misma vaina".

Recordemos que las reuniones son importantes, deben realizarse si realmente son necesarias, tienen un costo. Aprenda a utilizar el protocolo en forma adecuada para todos los aspectos propios de la programación y el buen desarrollo de la reunión, no olvide la importancia de evaluar y medir los resultados alcanzados que permitan retroalimentar el proceso para mejorar continuamente y hacer que cada día las reuniones sean más productivas y efectivas.