Concertar una cita en China. Preparativos y desarrollo de las reuniones

Reglas de etiqueta para concertar y tener una cita en China

Si hacemos negocios en China es muy importante contar con los servicios de un traductor para comprender mejor todas las cuestiones que se negocian y las sutilezas de su idioma. Algunas de las expresiones que se utilizan pueden tener un significado distinto dependiendo del contexto en el que se utilizan.

Es aconsejable hablar con frases cortas, claras, libres de cualquier tipo de jerga o argot. Hacer pausas es una buena manera de dar tiempo a que nuestros interlocutores o a que nuestro traductor nos entiendan mejor.

En algunas ocasiones, puede que tengamos que hacer algunas presentaciones a distintos estamentos y niveles dentro de una misma empresa o institución. Su gran jerarquización y sus diferentes niveles de organización dan lugar a este tipo de situaciones.

Documentación para las presentaciones

Antes de comenzar nuestra presentación debemos hacer un número de copias suficientes para distribuir entre todas las personas presentes en la reunión -las delegaciones suelen ser bastante numerosas-. La mejor documentación que podemos entregar de las presentaciones son las copias que se hacen en blanco y negro, pues los colores tienen muchos significados y matices para ellos. Por ello es mejor evitar cualquier tipo de problema o situación comprometida.

Todos los acuerdos a los que lleguemos con nuestros interlocutores chinos deben ser mirados con mucha precaución por los matices que pueden tener muchas de las palabras.

Excepto los chinos que viven la zona oeste del país, la población china en el ámbito de los negocios suelen tener buenos sentimientos y confiar en la gente, ayudando las experiencias personales que hayan tenido con nosotros en encuentros previos que le han servido para formarse una opinión sobre nosotros y también ha servido para solventar diferencias.

Aún quedan muchos negocios y personas que basan gran parte de sus creencias en la línea política del partido comunista. Esta línea suele dominar mucha parte de las negociaciones en estos casos.

Todas las demostraciones que hagamos aunque se basen en evidencias y experiencias son aceptadas por ellos siempre que no contradigan a las doctrinas del partido u ofendan los sentimientos de otras personas o de otros colectivos.

La toma de las decisiones en el mundo de los negocios

En este país, la mayor parte de las responsabilidades y decisiones descansan en el partido comunista y los burócratas asesores del gobierno. Los individuos que trabajan en estas organizaciones son responsables también de sus decisiones y acciones.

Las decisiones locales son tomadas por el cabeza de grupo de la representación -el jefe de la representación-. En la cultura China de negocios, el modo de pensar del grupo tiene una gran importancia, y es superior a cualquier tipo de opinión individual. Esto ocurre incluso en empresas que tienen un pensamiento liberal y ligeramente adaptado a la filosofía empresarial occidental.

Hay un concepto que debemos tener claro para tratar con hombres de negocios chinos. Es el concepto que ellos conocen como "Salvando la cara", -Saving Face- un concepto que es muy importante comprender. Hace referencia a saber salvar una situación y mantener un buen concepto de usted -lo que popularmente se conoce como "mantener el tipo"-; este expresión engloba conceptos muy generales sobre una persona y hace referencia a su estatus y representación social. "Perder la cara" por diversos motivos, puede ser un desastre para el futuro de nuestros negocios en China -tanto presentes como futuros negocios-. En nuestros países la traducción sería perder la reputación, la buena fama. Por lo tanto debemos evitar cualquier tipo de situación que pueda hacernos perder el respeto de nuestros anfitriones, pues si algo así ocurre, no tendremos nada fácil hacer negocios en China.

Reglas de cortesía para el día de la reunión: la cultura de los negocios

El protocolo Chino espera que para una reunión con varias personas, las personas entren en orden jerárquico, es decir por orden de importancia. Por ejemplo, el primero en pasar sería el jefe de la delegación extranjera -o el mayor representante de la delegación extranjera-.

Debido a la gran importancia que le dan a la jerarquía en China, nuestra delegación debe contar con personas importantes entre sus componentes. Tenemos que contar con algún tipo de mando o ejecutivo de primer nivel. Ellos harán lo mismo y tendrán entre sus filas a algún cargo de importancia en la reunión.

Lo habitual es que solamente los líderes o los jefes del grupo lleven la "voz cantante" en las presentaciones, aunque se tenga en cuenta la opinión general del grupo. Las interrupciones por parte de otros participantes no son bien consideradas. Hay que respetar los turnos. Todos pueden opinar, pero las presentaciones, y podemos decir, que la voz cantante, la llevan solamente los jefes de las delegaciones.

En la cultura china de los negocios, la humildad es una virtud. Si hay demasiada prepotencia o demasiada soberbia, no creará un buen clima de negociación y los chinos recelarán de actitudes como estas.

Casi nunca dicen directamente "no", sino que les gusta dejar siempre una puerta abierta a la esperanza. Lo más habitual es que nos respondan con un quizás, tal vez, no estamos seguros, lo pensaremos, etcétera. Nosotros tampoco debemos utilizar un tajante "no", sino que debemos actuar como ellos, y aunque al final sea una negativa, siempre hay que dejar esta 'puerta abierta' con expresiones como las dadas anteriormente.

Los chinos suelen tratar de alargar las negociaciones mucho, para tratar de obtener las mejores condiciones para ellos. Pueden alargar sus negociaciones incluso más tiempo de lo acordado inicialmente. Hasta en el último momento, ya preparados para la firma de acuerdos y contratos, pueden tratar de renegociar algún punto, o buena parte de los puntos. Debemos tenerlo en cuenta para no llevarnos una sorpresa.

Debemos tener mucha paciencia, no mostrar nunca nerviosismo o desaliento y aceptar con calma sus largos tiempos de deliberación. Procuremos no pactar demasiados plazos o fechas, pues no suelen ser de su agrado este tipo de limitaciones. Será necesario hacer varios viajes a China antes de llegar a buen puerto con unas negociaciones. Ellos son muy desconfiados y necesitan tomar una cierta "confianza" en nosotros y en nuestra empresa para hacer negocios. Cerrar un trato con ellos es una labor larga y que requiere bastante paciencia.

Al finalizar la reunión, los primeros que abandonan las instalaciones son los invitados y en último lugar lo hacen los anfitriones. Hay que tener en cuenta, que una vez cerrado el contrato, ellos nos pueden insistir en cambiar ciertos puntos o acuerdos que tienen firmados. Siempre están tratando de mejorar sus condiciones, aunque sea a base de saltarse, en cierta forma, las reglas.